Mengelola Aktivitas Dengan Microsoft Works

Apakah Anda termasuk salah seorang yang memiliki aktivitas tinggi alias ‘super sibuk’? Jika demikian, maka Anda membutuhkan sebuah aplikasi yang bisa membantu mengelola dan mengatur setiap aktivitas agar dapat terencana dan tersusun dengan baik. Tidak dapat dipungkiri bahwa apapun status Anda baik sebagai pelajar, mahasiswa, pekerja sosial, pegawai kantoran, aktivis, wirausaha, pelaku UMKM (Usaha Mikro Kecil Menengah), bahkan ibu rumah tangga, pastinya disibukkan dengan beragam kegiatan yang tidak hanya bersifat ‘wajib’ tetapi juga hiburan. Apalagi jika Anda adalah orang yang aktif berorganisasi dan bersosialisasi, tentunya aktivitas Anda akan semakin banyak.

Setiap orang termasuk Anda tentunya menginginkan agar setiap aktivitas dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan baik. Namun, keinginan tidak selalu sesuai dengan kenyataan terutama ketika Anda memiliki jadwal yang bentrok dengan yang lainnya. Kondisi ini bisa jadi membuat Anda merasa bingung, panik, bahkan stres dan juga berdampak pada timbulnya kekecewaan dari pihak lain yang ikut terlibat dalam aktivitas Anda tersebut.

Lantas, bagaimana caranya mengelola dan mengatur aktivitas agar tidak berbenturan sehingga dapat terlaksana dengan baik? Anda bisa memanfaatkan aplikasi perkantoran sederhana yang diproduksi oleh Microsoft Corporation, yaitu Microsoft Works (MS Works). Sebagai aplikasi perkantoran, aplikasi ini memang tidak setenar Microsoft Office yang banyak digunakan baik oleh korporasi maupun individu. Ditinjau dari konten programnya, MS Works memang tidak memiliki fitur selengkap MS Office. Meskipun demikian, MS Works juga tidak kalah andal untuk merencanakan dan mengelola kegiatan, mengatur keuangan dan mengerjakan tugas-tugas lainnya.

Dengan fitur yang lebih sederhana, MS Works cocok untuk digunakan oleh semua kalangan, baik pelajar atau mahasiswa, pekerja, wirausaha/UMKM, bahkan ibu rumah tangga. Mengapa demikian? Pengelolaan aktivitas pribadi tentunya tidak sebanyak dan serumit aktivitas yang bersifat korporasi untuk perusahaan-perusahaan berskala besar. Pada aktivitas yang bersifat pribadi umumnya tidak dilakukan pencatatan secara detail mengenai kegiatan administrasi, inventarisasi aset, transaksi keuangan, dan lain sebagainya. Meskipun demikian, ada sebagian orang yang melakukannya. MS Works hadir dengan program beragam dan mudah digunakan. Paket aplikasi perkantoran sederhana ini cocok untuk Anda yang menerapkan sistem administrasi yang tidak kompleks.

Dibandingkan dengan MS Office, MS Works memiliki fitur yang lebih sedikit dan ukuran lebih kecil. Awalnya, MS Works hanya memiliki 3 fungsi utama yakni sebagai pengolah kata, lembar kerja, dan sistem manajemen database. Seiring dengan perkembangannya, aplikasi ini dilengkapi dengan fungsi kalender yang memungkinkan pengguna mengorganisasi jadwal kegiatannya sehingga lebih teratur dan semuanya dapat dijalankan dengan lancar.

Meskipun fiturnya tidak selengkap MS Office, namun MS Works tetap memiliki keunggulan tersendiri. Secara garis besar, MS Works hadir untuk memberikan kemudahan dalam mengelola dan mengorganisir segala sesuatu mulai dari tugas-tugas sederhana hingga proyek yang cukup kompleks. Meskipun Anda disibukkan dengan beragam aktivitas, namun Anda tetap bisa melaksanakannya dengan lancar. Uniknya, aplikasi ini tidak hanya bisa digunakan dalam sektor formal dan pendidikan saja, tetapi juga informal yakni lingkup rumah tangga. Apapun aktivitas yang dilakukan, Anda bisa memperbarui daftar kontak, mengelola keuangan, dan tetap menjadi hubungan baik dengan rekan dan keluarga dengan melakukan korespondensi.

Apa saja yang bisa dilakukan dengan MS Works? Ada banyak hal yang bisa Anda lakukan dengan paket aplikasi kantoran sederhana ini, di antaranya adalah sebagai berikut:

• Membuat surat tugas dan surat bisnis berupa surat pemesanan, penawaran dan lain sebagainya. Selain itu, Anda juga bisa membuat kartu ucapan dengan format dan template yang telah tersedia. Hal tersebut bisa dilakukan menggunakan program MS Works Word Processor.
• Merencanakan dan mengorganisasi tugas-tugas dalam bentuk to do list, serta mencatat transaksi keuangan menggunakan MS Spreadsheet.
• Mengatur jadwal kegiatan pribadi, bisnis, ataupun rumah tangga dalam 32 kalender yang berbeda. Hal ini dimaksudkan bahwa Anda bisa menciptakan kalender untuk 32 kategori aktivitas yang berbeda. Sebagai contoh Anda ingin mengatur dan mencatat setiap kegiatan dalam kategori yang berbeda, misalnya kalender kampus, kalender pribadi, kalender bisnis, kalender organisasi masyarakat, kalender keluarga, dan lain sebagainya. Setiap kategori kalender yang berbeda diindikasikan dengan warna yang berbeda pula, agar Anda tidak kesulitan dalam mengatur dan melacak jadwal aktivitas Anda sehari-hari. Pembuatan kalender ini bisa dilakukan dengan program MS Works Calendar.
• Menyimpan data inventaris pribadi, bisnis, ataupun rumah tangga sebagai database dengan menggunakan MS Works Database.

Aplikasi MS Works terdiri dari 5 (lima) program. Adapun kelima program tersebut, dapat dijelaskan secara singkat seperti berikut:

• Works Word Processor

MS Works Word Processor merupakan program pengolah kata yang berfungsi untuk membuat dokumen, surat, brosur, resume, kartu ucapan dan jenis dokumen lainnya. Selain bisa digunakan untuk membuat dokumen baru, program ini juga menyediakan beragam template dokumen yang bisa langsung digunakan.

Ditinjau dari fiturnya, program ini tidaklah selengkap MS Word. Maklumlah sebagai versi murah, Works Word Processor hadir dengan fitur yang minimal. Ragam menu yang dibangun pada program ini sangatlah standar. Meskipun demikian, program ini tidak terlalu buruk untuk membuat dokumen sederhana yang tidak membutuhkan banyak pengaturan.

MS Works Word Processor memiliki file format sendiri yakni WPS (.wps). Meskipun memiliki format file sendiri, namun program ini kompetibel dengan format standar MS Word. Sebaliknya, jika Anda ingin membuka file berformat .doc atau file dari OpenOffice, maka Anda harus mengubah format file tersebut ke format .wps terlebih dahulu.

• Works Spreadsheet

MS Works Spreadsheet memiliki tampilan dan cara kerja yang mirip MS Excel. Namun, keduanya jelas memiliki perbedaan pada fitur yang melekat di dalamnya. Bisa dikatakan bahwa MS Works Spreadsheet merupakan versi sederhana dari MS Excel.

Apa fungsi dari Works Spreadsheet? Secara garis besar, program ini berfungsi sebagai pengolah data. Dalam konteks aktivitas sehari-hari, Anda bisa memanfaatkan program ini untuk mencatat seluruh transaksi keuangan pribadi, rumah tangga ataupun bisnis sehingga keuangan Anda dapat terkelola dengan lebih baik. Selain itu, program ini juga bisa digunakan untuk menginventarisasi aset, membuat laporan keuangan, dan analisis data lainnya.

Seperti halnya Works Word Processor, Works Spreadsheet juga memiliki format file sendiri yakni WKS (.wks). Jika file dengan format ini dibuka pada program MS Excel, maka akan dikenali dengan format XLSX.

• Works Database

Jika MS Office punya MS Access, maka MS Works punya Works Database. Program ini digunakan untuk mencatat dan menyimpan data terstruktur seperti data kontak, keluarga, kebutuhan sehari-hari, kebutuhan sekolah atau kuliah, dan lain sebagainya.

Setiap file Works Database akan berformat WDB (.wdb). Format file tersebut bisa diakses dan dibuka melalui MS Access karena kompatibel dengan program tersebut. Namun, setiap file dari program lain jika dibuka menggunakan Works Database haruslah dikonversi terlebih dahulu.

• Works Calendar

Apapun status dan peran Anda, pastinya Anda memiliki banyak aktivitas yang harus dilakukan dalam sehari. Jika selama ini Anda bingung bagaimana cara mengatur skedul aktivitas yang padat, kini Anda bisa bernafas lega dengan hadirnya program Works Calendar. Program ini memungkinkan Anda untuk mengatur skedul aktivitas sehari-hari baik berkenaan dengan aktivitas sekolah, perkuliahan, pertemuan bisnis, perjanjian, pembayaran tagihan, acara pribadi, dan lain sebagainya.

Dengan MS Works Calendar, Anda bisa mengatur dan mengorganisir jadwal Anda baik harian, mingguan, ataupun bulanan. Kehadiran program ini akan mempermudah bahkan memperlancar aktivitas Anda sehari-hari.

• Dictionary

Dictionary merupakan program tambahan dalam aplikasi MS Works. Program ini berfungsi sebagai kamus atau penerjemah kata dalam bahasa Inggris. Selain kata, Anda juga bisa menemukan arti dari frase atau istilah-istilah dalam bahasa Inggris. Namun, arti kata yang ditampilkan juga dalam bahasa Inggris. Cara kerja program ini mirip dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Jika Anda ingin menghargai setiap waktu dan aktivitas yang Anda laksanakan, maka aplikasi ini bisa diterapkan dalam kehidupan Anda sehari-hari guna mengelola dan mengorganisir segala sesuatu yang berhubungan dengan Anda.

Selamat mencoba!

Source: http://mjeducation.co/mengelola-aktivitas-dengan-microsoft-works/